Sådan får du styr på din IT dokumentation.

IT dokumentation: 5 tips til at få styr på sin dokumentation

Sådan får du styr på din IT dokumentation.

Alle er enige! IT dokumentation er vigtigt.

Selvfølgelig skal man have styr på sin dokumentation af IT.
Men tiden, overblikket og andre prioriteter, gør at man nogen gange ryger ind i et efterslæb.
Nogen er måske aldrig kommet i gang. Andre er kun lige startet og er kommet lidt i gang. Til sidst er der gruppen der godt nok har noteret hvad de vil dokumentere, men ikke kommer videre derfra.
Jeg vil fortælle dig om de 5 måder jeg brugte som IT-chef, til at få styr på min dokumentation.

Jeg har valgt i dette indlæg, ikke at beskrive dokumentations software eller andre værktøjer.
Jeg skal nok på et senere tidspunkt gå i detaljer omkring hvilke produkter der findes på markedet.
Det væsentlige lige nu, er at komme i gang med at dokumentere og til det formål er et Excel regneark tilstrækkeligt. Heri skriver du nøgleordet for det du vil dokumentere og eventuelt et par hurtige stikord om emnet.

Jeg kommer heller ikke i dette indlæg at beskrive hvilke områder der skal dokumenteres. Det er områder du skal kende til. Men du kan som udgangspunkt spørge ind til virksomhedens KPI´er. Kender du dem, har du en god ide om der er områder af virksomheden som KPI´erne, hvor IT ses som en faktor til understøttelse.
Så at nøjes med servernes IP adresser og lidt andet, gør det ikke.
IT dokumentation drejer sig ikke kun om at kunne dokumentere teknik, det drejer sig i lige så høj grad om at dokumentere processer og arbejdsgange.

1 . Skaf dig overblik – Det er lettere end du tror.

Det allerførste er, at finde ud af hvad skal med og hvad skal blive hjemme.
Du gør dig selv en tjeneste, ved at medtage så meget som muligt.
Samtidig skaffer det dig et bedre overblik på et senere tidspunkt, over hvad du mangler og mange gange i processen, ser du sammenhænge mellem informationerne.
Et godt sted at starte er, hvis du i samarbejde med virksomhedens revisor, får udfærdiget en ISAE-3402 erklæring.
Denne erklæring kræver en del af det du bør dokumentere og har du denne erklæring, er ikke alene din dokumentation væsentligt forbedret, nej – nogle af dine fremtidige kunder kan sågar finde på at spørge ind til om du har en sådan rapport. Det gør de fordi visse kunder screener deres leverandøre
Det er dit revisionsfirma der, i samarbejde med dig, sørger for denne erklæring.

Her kan du læse om et eksempel på en ISAE-3402 erklæring fra REVI-IT.

Når du nu er i gang, viser det sig måske i første omgang, at der er mere end du troede.
Men med denne proces, er det primære, at du i gang.
Jeg erindre selv hvordan det havde stor indvirkning på min hverdag, da jeg besluttede mig for at skaffe mig overblik over IT dokumentationen.
Med blot et Excel ark, begyndte jeg ret så ukritisk, at vælte emner ned i arket. Jeg mente alt burde dokumenteres. Nogen gange, hvis jeg alligevel var usikker om jeg eller andre burde vide noget om emnet, noterede jeg det alligevel og gav opgaven lav karakter. Det at give opgaven karakter kan du læse mere om i næste afsnit.
Stille og roligt blev listen længere og længere, men til trods for det til tider virkede uoverskueligt, nedbrød det ikke motivationen.

Outsourcing – hvad med det?

I dit firma har man måske med god grund outsourcet alle servere og måske endda også hverdags supporten til en ekstern leverandør.
Og her er det så at du tror du ikke har brug for dokumentation. Men det er desværre helt forkert.
Når du outsourcer, lader du viden forlade din virksomhed og hvis du forestiller dig at du eventuelt om nogle år vil skifte leverandør eller ønsker at insource, hvad så?
Er det bare vupti? Nej vel. Du er nød til at have et dokumentations niveau der modsvarer at du ikke havde outsourcet. Det er muligt at leverandøren dokumentere, men i så fald skal du bede om at få den dokumentation udleveret.
Står du på tærsklen til at outsource, skal du sikre dig at der er helt klare linier for hvad leverandøren skal dokumentere og at du vil have den udleveret. Samt regelmæssig opdatering af samme indhold.

Når du outsourcer, er det arbejdsopgaver der forlader huset – ikke ansvaret.

Senere når du skal i gang med at prioritere, vil det vise sig at du har meget nemmere ved at skære fra, end løbe tilbage og lægge til.
Dit arbejde med at notere hvad og hvor meget du vil dokumentere er en løbende proces, så du er ikke bundet af deadline. Det er bare at gå i gang.
Nu er toget i bevægelse og du er ombord.

2. Strukturere og prioriter – Nu tegner der sig et billede.

Når du har fået indsamlet emner der behøver dokumentation, begynder arbejdet med at prioritere rækkefølgen, vigtigheden og dybden.
Her begynder det store billede at tegne sig og for første gang, kan du nu så småt se alle brikkerne i spillet.
Der er ikke to ens virksomheder og måske er det, der er væsentligt i din virksomhed, ikke så vigtigt i virksomheden ovre på den anden side af gaden. Det er muligt at der er sammenfald af den type informationer der indsamles, men selve dybden og relevans kan variere.
Eksempelvis kan det være at du ønsker at beskrive alarm systemet inkl. betjeningsvejledning.
Mange medarbejdere i din virksomhed har efterspurgt en manual, og kan derfor sagtens være en opgave med høj prioritet.
Kun du kender denne prioritering.

Når du inddeler opgaverne, kan du med fordel vælge et simpelt A-B-C system, hvor A har topprioritet og C kan vente til der gror mos på.
Efterfølgende giver du dokumentationen et tal for hvor omfattende og dybdegående du mener det bør beskrives.
En opgave du kalder B1, kan f.eks. betyde at opgaven ikke har topprioritet, men at du derimod ønsker dokumentationen er meget omfattende.

3. Pas på de tunge opgaver – De kan slå hårdt.

Noget dokumentation kan være særdeles omfattende. Det er det, fordi du er klar over vigtigheden og fordi du ved det er nødvendigt at tage din dokumentation et spadestik dybere. Men den erkendelse gør ikke opgaven mindre – tværtimod.
Du må ikke drukne dig selv i tunge, langvarige og svære opgaver.
For at undgå det, bør du lægge mindre opgaver ind imellem.
Tricket når du lægger lette opgaver ind din prioriteringsrækkefølge er, at du hurtigt og uden det store kalorietab, kan løse dem.
Kort sagt, små lette opgaver blandet ind i mellem de store og tunge.
Derved overbeviser du dig selv til at tro, du er nået længere end du er.
Og ikke mindre vigtigt er det, at du derfor har du lettere ved at opretholde dit drive.

Noget andet du kan gøre er, at eventuelt vælge at skrive på den tunge opgave en fast ugedag på et fast tidspunkt.
Ja, det tager længere tid, men pointen er, at du holder dig i gang og fastholder momentum.

4. Afgræns, afgræns, afgræns – Kvalitet frem for kvantitet.

Som jeg skrev om min egen situation under punkt 1, blev der noteret rigtigt mange emner og områder, jeg mente der havde væsentlig betydning.
Og det var OK for mig at fylde godt på i starten.
Men når du skal strukturere arbejdet , er det vigtigt at du holder kvaliteten af din dokumentation for øje.
Din evne til at begå dokumentation af høj kvalitet, kommer kun med erfaring og øvelse. Sådan er det.
Dermed ikke sagt, at det skal være en ørkenvandring. Med din indsigt i virksomheden, har du en god fornemmelse for, hvor du skal beskrive tingene i dybden og hvor du kan begrænse dig.
Mange gange kan du endda kontakte leverandøren af et givent system og forespørge hvad de har af dokumentation. Har de noget kan du tilføje det til hvad du selv bidrager med.

Hvad skal med?

Det skal den information der essentiel viden.
Den essentielle viden er den viden du ikke vil være foruden, når du skal opgradere på et system. Men det er også eksempelvis den information du brugt timevis for at tilvejebringe.
Eksempelvis kan konfigurationen af hvordan man indstiller kanalerne i en wireless controller, være møjsomt og potentielt skabe flere problemer end de løser, hvis du gør noget forkert.
Og som jeg lige har beskrevet, kan enten leverandøren eller dit revisionsfirma hjælpe. Det væsentlige her er, at du er klar over, at har du en tilretning eller har skabt en ændring i systemerne, skal de med og dokumenteres.
Du kan ikke undgå at medbringe meget på nogen områder, og sådan er det.
Men pointen er, at du i din vægtning og prioritering, holder dig for øje hvor du kan afgrænse.

En måde at afgrænse sig på, er at forstille sig om den information du sidder med, skal bruges som decideret undervisning eller blot er en beskrivelse i overordnet form. Hvornår skal det bruges? Hvor ofte?
Procesbeskrivelser af et givent workflow, kan ikke alene være værdifuldt at dokumentere i forbindelse med kommende IT opgraderinger – det kan også vise sig at have stor effekt på sidemandsoplæring af nye medarbejdere.
Det er ikke sjældent, at to medarbejdere har to forskellige måder at gennemgå et workflow og oplære en ny kollega.
Årsagen kan meget vel være, at der aldrig har været foretaget præcis beskrivelse af samme.
Derfor kan en dokumentation både gavne din IT fremtid, men så sandelig også hvordan medarbejderne i hverdagen gennemgår processer og arbejdsrutiner.

Til sidst skal du være klar over at ansvaret du varetager i dag, ikke behøver være dit om 2 år. Uagtet om det er eller ej, er det ikke desto mindre din pligt at overdrage en veltrimmet afdeling.

5. Dokumentations kulturen – the finale countdown!


Dokumentation af IT, er al den viden du og andre i fremtiden har brug for.
Når du skriver dokumentation, så husk hvem du skriver dokumentationen til.
Hvordan du skriver og hvor detaljeret du gør det, er en væsentlig detalje.
En how-to beskrivelse af alarm systemet til samtlige medarbejdere, bør være billedrig og være orienteret om at gå skridt for skridt.
Hvorimod det forholder sig sandsynligvis anderledes, hvis du skal dokumentere processen for hvordan leverandørfakturaer bliver håndteret fra ankomst til endelig betaling. Her kan der være tale om et sprog i overordnede termer, tilføjet med enkelte detaljer.
Dokumentation af IT og systemer er som tidligere nævnt, en evig proces.
Når du er i gang og har momentum, så husk at fortsætte den gode vane.
Og lad den brede sig, ikke kun i afdelingen, men i hele virksomheden.
Det er en kultur at dokumentere.

Til sidst

Når du er i øjenhøjde med på din dokumentation, er din IT langt mere omstillingsparat end tidligere. Du er derved klar til næste udfordring eller projekt.
Kommende opgraderinger skal ikke først kortlægges. Informationerne ligger der allerede og er klar.
Med en 360 graders viden om virksomhedens IT systemer, bliver de svage led i kæden afdækket og du står stærkere fordi du har indsigt.
Muligheden for at agere, går hånd i hånd med et homogent IT miljø.
Den IT afdeling der har styr på sin dokumentation, er altid produktiv.

Din IT skal altid være produktiv!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.